Preparación para emergencias en la ciudad de Medicine Hat

La ciudad de Medicine Hat

La ciudad de Medicine Hat, ubicada en las profundidades del sur de Alberta, cerca de la frontera con Estados Unidos, es conocida como la ciudad más soleada de Canadá. Esta región disfruta de una combinación única de clima de pradera, que se caracteriza por un sol abundante, vientos fuertes y condiciones meteorológicas severas ocasionales. Si bien se beneficia de extensos parques solares y eólicos, también se enfrenta a los desafíos de los paisajes de las praderas, incluidos los tornados y los incendios rápidos de pastos, que recuerdan a los de Australia. Cabe destacar que Medicine Hat está a salvo de los incendios forestales comunes en el norte de Alberta, a cientos de kilómetros de distancia. El paisaje de la ciudad, junto con su proximidad a un río importante, hace que la planificación de las inundaciones sea un aspecto crucial de la gestión de emergencias locales, ya que cuenta con planes detallados de gestión de incidentes.

El clima en Medicine Hat es notoriamente volátil, con cambios extremos de temperatura entre estaciones. Las temperaturas invernales pueden caer en picado a menos 45 grados centígrados, a pesar de su ubicación en el sur, mientras que las temperaturas de verano pueden elevarse a más de 40 grados centígrados. Esta drástica variación contribuye a que la ciudad disfrute tanto de un calor intenso como de un frío intenso. El terreno plano de las praderas agrava estas condiciones, lo que permite cambios rápidos de temperatura y contribuye a la rápida propagación de los incendios de césped. El equipo de gestión de incidentes de todo riesgo en la zona sur de Medicine Hat, que forma parte del marco más amplio de gestión de incidentes de Alberta, desempeña un papel vital a la hora de prepararse y responder a estos diversos peligros naturales, que van desde inundaciones hasta incendios, en una amplia área geográfica.

‍Un enfoque proactivo para la gestión de emergencias

El equipo de gestión de incidentes de Medicine Hat, si bien está dirigida oficialmente por un pequeño grupo central que incluye a Merrick Brown, Director de Gestión de Emergencias, opera dentro de una «cultura de preparación» más amplia que impregna todo el municipio. El equipo aprovecha las herramientas de gestión de equipos de D4H y reconoce el valor de la plataforma más allá de la respuesta a los incidentes. La función del equipo se ha ampliado más allá de la gestión tradicional de desastres para incluir la continuidad empresarial, la ciberseguridad y el liderazgo en caso de crisis, lo que refleja la creciente conciencia sobre la interconexión de estas áreas. Este cambio se debe a la creciente frecuencia y complejidad de los incidentes, a menudo agravados por el cambio climático, en el que un evento sigue rápidamente a otro.

La infraestructura única de Medicine Hat, en la que la ciudad administra el gas, la electricidad y el aeropuerto, influye significativamente en su enfoque de gestión de incidentes. Esta autosuficiencia significa que los incidentes que afectan a estos servicios críticos involucran directamente al personal de la ciudad, lo que lleva a una respuesta más activa y práctica. Por ejemplo, las tormentas de viento requieren que las cuadrillas municipales tomen medidas inmediatas para restablecer la energía, en lugar de depender de compañías eléctricas externas. Esta participación directa pone de relieve la importancia de contar con una fuerza laboral bien preparada y con facilidad de despliegue, algo que Medicine Hat ha cultivado a través de su cultura de preparación.

Sistema de comando de incidentes de Medicine Hat

A pesar de contar con un pequeño personal dedicado a la gestión de emergencias, el equipo puede movilizar rápidamente una gran red de empleados municipales durante los incidentes. Este «equipo de 100 personas» refleja el compromiso de la ciudad con la preparación, y los ejecutivos apoyan la activación del personal en todos los departamentos. El equipo utiliza un marco tradicional del Sistema de Comando de Incidentes (ICS), en lugar de un Centro de Operaciones de Emergencia (EOC) convencional, para gestionar los incidentes. Este enfoque hace hincapié en una respuesta estructurada y escalable, lo que permite a la ciudad abordar de manera efectiva una amplia gama de emergencias, desde desastres naturales hasta fallas en la infraestructura.

El puesto de mando de incidentes (ICP) cuenta con todo su personal durante las activaciones, incluidas funciones como oficial de información, oficial de seguridad, operaciones, logística y finanzas. Si bien un pequeño equipo de enlace puede ponerse en contacto con los funcionarios electos, lo más importante es contar con un ICP sólido en el que personal capacitado de toda la ciudad pueda gestionar el incidente de manera eficiente. La ciudad hace hincapié en la simplificación de las operaciones y en el suministro de las herramientas y los recursos necesarios para permitir una respuesta eficaz. El D4H es una de esas herramientas, que ayuda a racionalizar los procesos y minimizar las distracciones para los equipos operativos. El objetivo es crear un sistema de gestión de incidentes autosuficiente, reduciendo la dependencia del personal individual y garantizando respuestas fluidas y eficientes.

D4H: una herramienta clave para operaciones eficaces de gestión de emergencias

Medicine Hat ha integrado D4H en su marco de gestión de incidentes para agilizar las operaciones y mejorar la comunicación. Merrick hizo hincapié en la importancia de contar con procesos sólidos antes de implementar cualquier software, y D4H ha demostrado ser una herramienta valiosa para respaldar sus flujos de trabajo actuales.

Una de las principales razones por las que Medicine Hat eligió D4H fue su capacidad para elaborar planes de incidentes con antelación, especialmente para eventos predecibles como las inundaciones. Esta función permite al equipo acceder rápidamente a planes detallados e implementarlos, lo que ahorra un tiempo crítico durante una emergencia.

Implementación de D4H

El enfoque de Medicine Hat para implementar D4H hizo hincapié en la importancia de los procesos establecidos antes de introducir un nuevo software. Se centraron en garantizar que el D4H estuviera alineado con su plan de operaciones de emergencia existente, creando guías detalladas dentro del propio plan. Esto permitió al personal entender cómo utilizar el D4H en sus funciones específicas, ya sea en las funciones de operaciones, logística o enlace. La ciudad tiene como objetivo aprovechar el D4H más allá de su diseño previsto, reconociendo su facilidad de uso y funcionalidad para diversas necesidades organizativas.

Con D4H las posibilidades son infinitas.

— Merrick Brown, director de gestión de emergencias de la ciudad de Medicine Hat.

La estrategia de la ciudad implica integrar el D4H en las operaciones diarias, no solo en la respuesta de emergencia. Este enfoque, similar al de un hospital local, simplifica la transición durante los incidentes, ya que el personal ya está familiarizado con la plataforma. Esta perfecta integración garantizó un flujo de trabajo uniforme, tanto en tareas rutinarias como en emergencias. El proceso de implementación se caracterizó por una comprensión clara de sus necesidades, lo que los convirtió en compradores y operadores eficientes del sistema.

Durante la implementación, Medicine Hat se centró en configurar D4H para respaldar la eficiencia operativa. Priorizaron las herramientas que minimizarían las distracciones y permitirían a los equipos operativos rendir al máximo. Esto incluyó la personalización de la plataforma para que se ajustara a sus necesidades específicas, como el desarrollo informes de situación y paneles de estado adaptados a sus procedimientos de gestión de incidentes. El enfoque proactivo y la dedicación de la ciudad a la racionalización de las operaciones contribuyeron a una implementación fluida y eficaz del D4H.

Personalización y aplicación práctica

Medicine Hat ha personalizado el D4H para satisfacer sus necesidades específicas. Han desarrollado la reunión plantillas, trabajo operativo detallado asignaciones, y solicitud de recursos formularios dentro de la plataforma. Estas personalizaciones garantizan que todos, desde el personal operativo hasta los supervisores, tengan la información y las herramientas que necesitan para desempeñar sus funciones de manera eficaz.

Merrick destacó la importancia de facilitar al máximo el funcionamiento de las operaciones durante un incidente. El D4H desempeña un papel crucial para lograrlo al proporcionar una imagen operativa común, facilitar la comunicación y permitir una gestión eficiente de los recursos. El equipo utiliza D4H para todo, desde el seguimiento de las tareas y la gestión de los recursos hasta el mantenimiento de un registro para su oficial de enlace.

D4H nos permite facilitar al máximo las operaciones y, al mismo tiempo, mantener una imagen operativa común.

— Merrick Brown, director de gestión de emergencias de la ciudad de Medicine Hat.

Informes de situación

La infraestructura única de Medicine Hat influye en el uso de los D4H Informe de situación. A diferencia de las configuraciones tradicionales de EOC, dan prioridad a los ICP móviles que se despliegan directamente en el lugar del incidente, a menudo dentro de la infraestructura existente, como los edificios de servicios públicos. Esto garantiza que los equipos operativos permanezcan en sus entornos habituales, lo que maximiza la eficiencia. Para cerrar la brecha entre estas ubicaciones dispersas, D4H actúa como un centro virtual que conecta todas las operaciones.

Dentro del informe de situación, Medicine Hat aprovecha funciones como la sección «Reuniones y reuniones informativas» para mantener una comunicación estructurada. Utilizan la terminología tradicional del sistema de control de incidentes, clasifican las reuniones como «tácticas» o «estrategias» y las programan teniendo en cuenta los asistentes necesarios y los enlaces a las reuniones en línea. Esto garantiza que todo el personal esté informado y conectado, independientemente de su ubicación física.

Formularios

La ciudad también explora los D4H formularios para agilizar la recopilación y difusión de información. Buscan continuamente formas de mejorar la funcionalidad de D4H, por ejemplo, automatizando la generación y programación de enlaces para reuniones en línea, a fin de simplificar aún más las operaciones y mejorar la comunicación durante los incidentes. Su objetivo es hacer que el sistema sea lo más fácil de usar posible para los equipos operativos, asegurándose de que cuenten con las herramientas que necesitan para desempeñarse de manera eficaz.

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Además, la ciudad usa los formularios D4H para administrar las asignaciones de trabajo operativo y las solicitudes de recursos, particularmente en escenarios como la respuesta a inundaciones. Tienen formularios rellenados previamente para sucursales específicas, como la protección de propiedades y la evacuación, lo que permite asignar tareas y movilizar recursos de manera rápida y eficiente en caso de incidentes.

Medicine Hat ha desarrollado un sistema integral para gestionar las asignaciones de trabajo operativas dentro de los formularios D4H, centrándose en la planificación detallada y el seguimiento en tiempo real. Han creado un panel de tareas sólido para el personal operativo, que les permite planificar, ejecutar y supervisar las asignaciones de trabajo de manera eficiente. Por ejemplo, al instalar un muro contra inundaciones, el director de la sucursal puede crear tareas específicas, establecer las horas de inicio y finalización, dar instrucciones, asignar personal e incluso cargar los procedimientos pertinentes. Esto garantiza que el personal de campo tenga toda la información necesaria al alcance de la mano, lo que básicamente les proporciona un plan de trabajo detallado.

El sistema incorpora la adición condicional de formularios, lo que permite capturar detalles de ubicación específicos, ya sea un área general o un marcador preciso en un mapa. A continuación, esta información se muestra en un mapa dentro de D4H, proporcionando una representación visual clara de dónde se despliegan los recursos. Esto ayuda a evitar la superposición y facilita el intercambio de recursos. La ciudad también hace un seguimiento de la participación de los contratistas y los voluntarios, incluida la información de contacto, los costos y los detalles de la organización. Las actualizaciones en tiempo real, que incluyen el estado del progreso y la carga de fotos, permiten la supervisión y la comunicación continuas entre los supervisores y el personal de campo. El sistema está diseñado para usarse en dispositivos móviles, lo que permite introducir datos y actualizarlos sin problemas desde el terreno, lo que garantiza un seguimiento completo de las tareas asignadas. Medicine Hat también está interesada en mejorar el sistema, como la posibilidad de asignar a varios miembros del personal a una sola tarea, y está dispuesta a utilizar paquetes de extensión para mejorar aún más su implementación del D4H.

Servicios sociales de emergencia (ESS)

Medicine Hat utiliza D4H Administración de incidentes para administrar sus instalaciones de Servicios Sociales de Emergencia (ESS), con el objetivo de digitalizar y centralizar la información crítica. Registran detalles como la capacidad y las comodidades de las instalaciones, e incluso suben fotos, lo que permite realizar evaluaciones rápidas durante la planificación de los incidentes. Este enfoque agiliza el proceso de selección de las instalaciones adecuadas para diversas necesidades. La ciudad también utiliza el D4H para mantener una base de datos completa de agencias externas, que incluye la información de contacto y los registros de comunicación, lo que garantiza unas operaciones de enlace fluidas. Además, están creando una base de datos de alojamiento con las capacidades de los hoteles y los datos de contacto.

Ahora podemos deshacernos de todas nuestras carpetas y páginas y almacenar todas nuestras instalaciones en D4H.

— Merrick Brown, director de gestión de emergencias de la ciudad de Medicine Hat.

Mirando hacia el futuro

Medicine Hat está perfeccionando activamente el uso de D4H, con planes continuos para integrar más de su plan de gestión de emergencias y la información relacionada en la plataforma. Están especialmente entusiasmados con las próximas novedades de D4H, como la mejora del filtrado de mapas y la mejora de las herramientas para planificar las operaciones futuras. La experiencia de Medicine Hat con el D4H destaca el papel fundamental de la preparación y la importancia de un software de gestión de emergencias fácil de usar.

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