Cómo mantener informado al público durante una emergencia

¿Qué importancia tiene el intercambio de información durante la respuesta a un incidente?

La información es fundamental para una respuesta. Es imperativo que los administradores de emergencias tengan a mano las últimas actualizaciones a la hora de tomar decisiones importantes.

Durante un desastre, el Sistema de Comando de Incidentes (ICS) asigna la tarea de difundir información al Oficial de Información Pública (PIO). El sistema ICS demuestra la importancia del PIO al incluirlo en el personal de mando al mismo nivel que el oficial de seguridad y el oficial de enlace, solo superado por el puesto de líder del incidente, el comandante del incidente (IC).

¿Qué nos ha enseñado la COVID-19 sobre la importancia de mantener informado al público?

La COVID-19 ha demostrado cómo las redes sociales pueden difundir rápidamente información errónea cuando la información oficial no se proporciona con prontitud. ¿Quiere dedicar más tiempo al control de daños o puede hacer oficial información disponible públicamente y convertirse en la ¿fuente de información para influir en las decisiones de los ciudadanos?

Durante la COVID-19, los administradores de emergencias tuvieron que informar al público en cada paso del proceso sobre cómo y por qué se tomaban las decisiones. También han tenido que proporcionar recursos, herramientas y medidas de acción para ayudar a mitigar la situación.

Lo mismo puede decirse de otras situaciones de crisis. Por ejemplo, durante una tormenta fuerte, el público necesita conocer la ubicación de los cierres de carreteras y las rutas alternativas. Cuando los administradores de emergencias facilitan esta información, la situación es más segura para todos los involucrados, ya que se reduce la congestión en las áreas cerradas y los servicios de emergencia y de servicios públicos pueden desempeñar sus funciones de manera eficaz.

¿Dónde debe almacenarse la información sobre los incidentes?

Siguiendo a ICS, estamos ya recopilar información tan pronto como se inicie un incidente. Todos los incidentes requieren la recopilación y el análisis de información para la toma de decisiones, y la situación de la COVID-19 ha demostrado la importancia de este factor para el éxito de las operaciones prolongadas.

El software de gestión de incidentes puede ayudar a los miembros de la respuesta a incidentes a lograr un conocimiento de la situación en tiempo real al actuar como una ubicación central y accesible de forma remota para almacenar toda la información de los incidentes. Los formularios estándar, como el ICS 209, se pueden digitalizar y compartir para que el equipo de gestión de emergencias pueda tomar decisiones informadas basándose en la información recopilada sobre el terreno.

Aprovechar el software en la nube

Históricamente, los escribas, los líderes de unidad y los jefes de sección estaban inundados de papeleo. Esto es ideal como documentación y referencia histórica, pero lo que los administradores de emergencias necesitan es un método para haga llegar la información correcta con prontitud a las personas adecuadas.

Gestión de incidentes de D4H es un sistema basado en la nube para recopilar toda la información de forma centralizada; entonces, cada puesto solo necesita actualizar su información para actualizar automáticamente a todo el equipo. No hay que transcribir, duplicar esfuerzos ni desperdiciar energía tratando de encontrar el estado actual.

¿El personal de campo pierde la señal?

No te preocupes, en el modo sin conexión, su información local se actualizará en cuanto se vuelvan a conectar.

¿Información envejecida?

Los detalles con fecha y hora garantizan que sepa con precisión cuándo se actualizó la información por última vez. La información antigua puede indicar la presencia de equipos atrasados o servir de recordatorio para enviar más personal sobre el terreno a fin de actualizar la perspectiva de primera línea.

Hacer llegar la información correcta al público

El desafío

Durante la COVID-19, muchos municipios se vieron en la difícil necesidad de responder a las preguntas con información más precisa y buscaron aprovechar sus soluciones anteriores, como boletines informativos por correo electrónico, informes resumidos o la creación de una página web específica. Todo esto generó costos adicionales, rápidamente quedó obsoleto y creó una duplicación de esfuerzos.

La solución

Cuando se gestiona un incidente con una plataforma en tiempo real como Gestión de incidentes de D4H, el trabajo ya se está realizando para el Equipo de Gestión de Incidentes (IMT). La información sobre los recursos, los refugios, los cierres de carreteras, los centros de vacunación, etc. ya se registra en paneles de estado preconfigurados y altamente personalizables, por lo que el único problema que queda por resolver es cómo hacer llegar esa información al público.

El público no necesita ver todos los detalles disponibles para nuestro equipo de incidentes, por lo que simplemente creamos un formulario que contiene solo la información pertinente necesaria, creamos un enlace público y luego lo compartimos con el público.

• El público recibe actualizaciones inmediatas. Con D4H's 'Compartir por enlace público' funcionalidad, cualquier información nueva que se añada a un panel de estado dentro del software también se actualizará para el público en el enlace externo una vez que actualicen la página.
• El público recibe solo la información aprobada por el Comandante del Incidente.
• El público recibe actualizaciones oficiales de tu equipo, lo que crea una fuente única de verdad y mitiga la difusión de información errónea.

Conclusión

A medida que los incidentes se vuelven más complejos y se acumulan en varios períodos operativos, la documentación es fundamental. Con el software basado en la nube, los administradores de emergencias pueden recopilar esa información y compartirla como mejor les parezca, sin trabajo adicional.

Todos los comandantes de incidentes desean ver un panorama operativo completo, incluidos los miembros de su equipo, los proveedores externos y las agencias de asistencia. Ahora pueden colaborar para tomar las mejores decisiones y ser la ubicación central de la fuente de conocimiento del público.

4 de diciembre de 2021

Acerca del autor:

Durante más de siete años, Clinton Boyda ha dirigido una agencia municipal regional en Alberta (Canadá) como directora de Gestión de Emergencias (DEM). En representación de diez municipios, Clinton ha visto lo importante que es utilizar una herramienta como el D4H para ayudar a los administradores de emergencias a mantenerse organizados durante todas las fases de un desastre. Además, como socorrista de búsqueda y rescate, ha visto el valor que aporta el D4H para gestionar las certificaciones, las llamadas y los informes de incidentes. ¿Qué herramientas utiliza para aprovechar las lecciones aprendidas?

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