Cómo el equipo de materiales peligrosos del condado de Montgomery ha transformado sus capacidades de respuesta con D4H

Antecedentes del cliente

El Equipo de Respuesta a Materiales Peligrosos del Condado de Montgomery (MCHMRT) es un equipo de respuesta certificado por el estado de Pensilvania. Forma parte de la «Oficina de Gestión de Emergencias del Condado de Montgomery», una organización dedicada a garantizar la seguridad y la preparación de todos los ciudadanos del condado de Montgomery (el condado más poblado de Pensilvania, con alrededor de 1 millón de residentes).

El MCHMRT está compuesto por dos estaciones ubicadas en diferentes regiones del condado y responde a cualquier incidente relacionado con derrames o fugas de productos químicos u otros productos peligrosos.

La misión general de MCHMRT es salvar vidas, proteger la propiedad y mitigar los impactos ambientales. Para ello, identifican y resuelven los problemas relacionados con los incidentes de emergencia relacionados con materiales peligrosos mediante el uso de equipos de detección e identificación de última generación, experiencia técnica, consultas tácticas y capacidades operativas avanzadas.

Desafíos

Gestión y seguimiento del personal y la formación

Por simple que parezca, uno de los problemas a los que se enfrentó MCHMRT fue tener una lista sólida de información de contacto para sus miembros y sus contactos de emergencia correspondientes. Tenían varias listas que la gente podía usar, pero algunas no estaban actualizadas, lo que hacía que las personas pasaran por alto la información crítica que se les estaba enviando.

El equipo tampoco tenía la posibilidad de que los miembros vieran un cronograma de capacitación y confirmaran su asistencia. Los coordinadores enviaban correos electrónicos a todos con las fechas y esperaban que se presentaran.

Otra dificultad que tuvo el equipo fue rastrear a los miembros que necesitaban pruebas físicas y tener una representación visual clara de ellos.

Equipo de seguimiento y mantenimiento

MCHMRT estaba intentando realizar un seguimiento de todas las comprobaciones de los equipos mediante listas de verificación en papel y hojas de cálculo de Excel. Este método estaba haciendo su trabajo, pero carecía de facilidad de uso.

«Al ser un equipo de respuesta a materiales peligrosos, algunos de nuestros equipos más importantes son nuestros instrumentos. Disponemos de una gran cantidad de equipos de detección e identificación, todos los cuales deben calibrarse y ajustarse a plazos diferentes. Algunos son todos los meses, otros cada 6 meses, otros una vez al año».
— John Waters, coordinador del programa Hazmat

El seguimiento de lo que había que calibrar, cuándo había que calibrarlo y lo que estaba fuera de servicio para la calibración supuso una ardua tarea para el equipo.

Notificación y reevaluación de incidentes

Otro desafío al que se enfrentaron fue la forma en que estaban creando sus informes de incidentes.

Los oficiales de materiales peligrosos llenaban un formulario de informe de incidente y lo enviaban al coordinador del programa de materiales peligrosos. El coordinador del programa de materiales peligrosos revisaría el informe, lo aprobaría y lo archivaría en la carpeta correspondiente.

Este método de notificación de incidentes no les permitía extrapolar ningún dato de los informes de incidentes. Faltaban informes de incidentes críticos y oportunidades de reevaluación.

La solución

Tras asistir a una reunión con un equipo vecino de HazMat, se recomendó D4H. Tras esa reunión, se pusieron en contacto con D4H para hacer una demostración y se dieron cuenta de su potencial y de lo mucho que podían beneficiarse de él.

«D4H fue muy receptivo a nuestras preguntas y a las soluciones que buscábamos».
— John Waters, coordinador del programa Hazmat

MCHMRT finalmente implementó D4H como su principal software de administración de la información. John Waters, coordinador del programa Hazmat, dijo:

«D4H es nuestra ventanilla única para todas las necesidades y los miembros pueden supervisar todas las actividades del equipo a fin de mantener un panorama operativo común y un conocimiento de la situación. En general, nos permite supervisar todas las actividades y el estado de los equipos y comunicarnos con los miembros a diario».

Con DPersonal y capacitación de 4H, los miembros individuales introducen su información de contacto. Cualquier cambio en la información es responsabilidad del miembro de actualizar su perfil de D4H. Esto permite crear una lista estandarizada y casi todas las comunicaciones con el equipo se envían a través de D4H.

«Ahora podemos hacer un seguimiento de la asistencia y planificar en consecuencia en función del número de miembros a los que nos hemos inscrito».
— John Waters, coordinador del programa Hazmat

MCHMRT ahora también puede ingresar todos los datos de sus equipos en Gestión de equipos D4H para realizar un seguimiento de las comprobaciones del equipo, las fechas de calibración y el mantenimiento realizado y configurar recordatorios por correo electrónico para notificarles automáticamente cuando sea necesario calibrar el equipo.

Tener estos datos es fundamental a la hora de elaborar presupuestos y justificaciones para la compra de equipos.

Por último, gracias a Informe de incidentes de D4H ahora pueden crear informes detallados y valiosos que les permiten identificar cualquier tendencia, realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las llamadas y rastrear el uso del equipo durante las llamadas, y mucha más información útil.